Fráze „účetní Praha“ není pro internetové vyhledávače žádným překvapením. Firem a živnostníků, kteří poptávají účetní služby, je a bude vždy více než dost.
Většina velikých firem má na vedení účetnictví své vlastní zaměstnance, protože jim to jejich kapacity umožňují. Naopak živnostníci si své účetnictví vedou zpravidla sami, nebo s pomocí účetního živnostníka.
U středně velikých firem je tomu ale jinak! Platit vlastního zaměstnance se jim v této fázi stále nemusí vyplatit a přesto se stalo účetnictví natolik složitým, že se mu obyčejný živnostník nemůže naplno věnovat. V takovém případě jsou ideální volbou externí účetní firmy!
Výhody externích účetních firem:
• Ušetření peněz – toto platí zvláště pro malé a střední firmy, které by museli platit účetní na celý úvazek a zároveň platit další náklady spojené se zaškolením atd. Firmy se mohou soustředit na svoji hlavní činnost a nevěnovat se nevýdělečným činnostem.
• Kvalitně odvedená práce – účetní firmy se zabývají pouze svým oborem, její zaměstnanci se v něm naustále dále vzdělávají a znají tak aktuální novinky v účetní sféře. Nabízejí většinou i služby daňového poradce, který bývá součástí účetní firmy.
• Nižší náklady na archivaci dat – některé účetní firmy nabízejí i službu archivace dokumentů, což šetří vaše složky na dokumenty.
• Převzetí odpovědnosti za případné škody
• Jednání s úřady místo zákazníka – možnost zastoupení při jednání s finančním úřadem, bankami, atd.
• Ušetření nákladů na software a hardware – účetní programy již nebudete potřebovat
• V menších a středních firmách je účetnictví řešeno jednou až dvěma osobami, v rámci dovolené či nemoci pak mohou vznikat problémy se zastupitelností, které mohou mít v závěru dopad na firmu (např. nedodržení termínu odevzdání různých dokumentů atd.). U externí firmy není zastupitelnost problém.
Stinné stránky:
Pro úplnost je nutné se také zaměřit na případné nevýhody externího vedení účetnictví:
• Výběr správného kandidáta – klíčové rozhodnutí, při výběru špatné firmy nemusí dojít k naplnění výše uvedených pozitivních dopadů
• Otázka diskrétnosti – značná část lidí stále nemá důvěru v externí firmu a bojí se vynesení citlivých informací z firmy
• Nižší flexibilita – interní účetní může odložit odpolední tělocvičnu (např.) a připravit požadovaný report. Externí firmě zpravidla musíte poslat podklady a ona vám za dříve domluvenou dobu reporty vypracuje. Tato nevýhoda se ovšem časem snižuje, protože dochází často k propojení počítačových systémů, kdy zadaná data jsou on-line k dispozici externí společnosti. Dá se všemu také předejít předešlou domluvou a operativních situacích.
• Může dojít k různým ,,nedorozuměním,, mezi zákazníkem a externí firmou – např. špatně formulovaný email, omylem duplivované vystavení faktury atd. – je dobré na začátku nastavit vzájemné požadavky a očekávání
Podle čeho vybrat tu správnou externí účetní firmu?
• Recenze, doporučení, zkušenosti ostatních klientů – ideální situace je, pokud máte někoho známého a důvěryhodného, který už svoji externí firmu má a může vám ji doporučit
• Informace o dané společnosti – transparentnost, případná společenská ocenění, expanze firmy (např. založení dalších poboček), všeobecné povědomí o dané společnosti
• Komora účetních – na jejich stránkách je seznam certifikovaných účetních firem
• Nezávislá konzultace s několika firmami, poté výběr té nejlepší – zvláště v Praze je výběr veliký, takže je možné si vybrat účetní firmu sídlící blízko vaší společnosti, čím je možné vzájemné vztahy více zosobnit a zmírnit tak výše uvedené ,,nevýhody,,
• Internet – dobrý jako základní vodítko, najdete dlouhý seznam účetních firem, které mají většinou k dispozici podobné informace a nabízejí obdobné služby
• Cena – za opravdu kvalitní služby si zaplatíte, díky vysoké konkurenci zvláště v Praze ale najdete i mnoho společností s pro vás přijatelnou kombinácí výkonu a ceny
